¿Cómo se gestionan las solicitudes de autorización de servicio?
Todos los miembros elegibles que deseen recibir los servicios de exención HCBS de la OPWDD deben obtener la autorización de su Oficina Regional de Discapacidades del Desarrollo (DDRO) local antes de que se les pueda prestar el servicio.
¿Cómo se autorizan los servicios?
Los servicios se autorizan por primera vez cuando la persona solicita la exención HCBS a través del formulario de Solicitud de autorización de servicio (RSA). Las personas que ya están inscritas en los servicios de exención HCBS se autorizan a través de la Herramienta de solicitud de modificación de servicio (SART).
¿Qué es el SART?
La herramienta de solicitud de modificación del servicio (SART) la completa el administrador de cuidados cuando es necesario realizar un cambio en los servicios de exención HCBS de un miembro inscrito. Esto incluye una solicitud para añadir un nuevo servicio de exención, aumentar o disminuir el número de unidades aprobadas para un servicio de exención existente y solicitar un cambio en el proveedor de servicios para un servicio de exención existente.
Una vez que se ha identificado un proveedor para un servicio
Se lleva a cabo una conversación entre el administrador de cuidados, el miembro y su representante para determinar el número de horas o días que el miembro desea recibir los servicios. A partir de ahí, el administrador de cuidados convierte las horas o días en unidades para preparar el SART. El administrador de cuidados se encarga de actualizar el consentimiento para incluir al nuevo proveedor, de modo que se pueda compartir la información.
El proveedor colabora con el gestor de cuidados para ayudar a justificar la solicitud. Esta información se incluye al presentar el SART.
Una vez celebradas las conversaciones necesarias, el equipo de gestión de cuidados completa el SART, envía un correo electrónico a la dirección de correo electrónico de alerta DDRO correspondiente y carga el SARF en los documentos de apoyo de CHOICES.
La OPWDD revisa el formulario, se pone en contacto con el gestor de cuidados y su supervisor si es necesario realizar correcciones, y luego aprueba o deniega la solicitud.
¿Cuándo se emite el NOD.09?
Una vez que se apruebe el SART, la OPWDD emitirá un NOD.09, o Aviso de decisión de autorización de servicio, al miembro, su representante y el administrador de cuidados. A continuación, el administrador de cuidados notificará al proveedor y le enviará una copia del NOD.09 para sus registros. Tenga en cuenta que si un proveedor presenta el DDP1 y presta los servicios antes de recibir el NOD.09, esto puede poner en peligro la facturación. Medicaid no reembolsará al proveedor hasta que la OPWDD haya autorizado el servicio. Si el SART no se aprueba, el administrador de cuidados debe trabajar con el miembro, su representante y el proveedor para obtener una justificación adicional o determinar un servicio más adecuado si es necesario.
Garantizar un proceso fluido
Los CCO están desarrollando activamente un sistema de seguimiento y supervisión para ayudar a garantizar que el proceso SART avance lo más rápidamente posible. Tenga en cuenta que, si bien el plan de vida es un documento de apoyo para el SART, las directrices sobre cómo reflejar el servicio solicitado en el plan de vida varían según el DDRO.