Comment les demandes d'autorisation de service sont-elles traitées ?
Tous les membres éligibles qui souhaitent bénéficier des services d'exemption de l'OPWDD HCBS doivent recevoir l'autorisation de leur bureau régional des troubles du développement (DDRO) avant qu'un service puisse être rendu.
Comment les services sont-ils autorisés ?
Les services sont autorisés pour la première fois lorsque la personne fait une demande d'exemption de HCBS au moyen du formulaire de demande d'autorisation de service (RSA). Les personnes qui sont déjà inscrites aux services de l'exonération HCBS sont autorisées par le biais du formulaire de demande de modification des services (SARF).
Qu'est-ce que le SARF ?
Le formulaire de demande de modification des services (SARF) est rempli par le gestionnaire de soins lorsqu'une modification doit être apportée aux services d'exonération HCBS d'un membre inscrit. Il peut s'agir d'une demande d'ajout d'un nouveau service d'exonération, d'une demande d'augmentation ou de diminution du nombre d'unités approuvées pour un service d'exonération existant, ou d'une demande de changement de prestataire de services pour un service d'exonération existant.
Une fois qu'un prestataire a été identifié pour un service
Une discussion a lieu entre le gestionnaire de soins, le membre et son représentant afin de déterminer le nombre d'heures ou de jours pendant lesquels le membre souhaite recevoir des services. À partir de là, le gestionnaire de soins convertit les heures ou les jours en unités pour préparer le SARF. Le gestionnaire de soins s'efforce de mettre à jour le consentement pour y inclure le nouveau prestataire afin que les informations puissent être partagées.
Le prestataire travaille avec le gestionnaire de soins pour aider à justifier la demande. Ces informations sont incluses dans le formulaire SARF.
Une fois que les discussions nécessaires ont eu lieu, l'équipe de gestion des soins remplit le SARF, envoie un courriel à la boîte aux lettres électronique d'alerte de la DDRO concernée et télécharge le SARF dans les documents à l'appui dans CHOICES.
L'OPWDD examine le formulaire, contacte le Care Manager et son superviseur si des corrections doivent être apportées, puis approuve ou refuse la demande.
Quand le NOD.09 est-il émis ?
Une fois le SARF approuvé, l'OPWDD envoie un NOD.09, ou avis de décision d'autorisation de service, au membre, à son représentant et au gestionnaire de soins. Le gestionnaire de soins informera ensuite le prestataire et lui enverra une copie du NOD.09 pour ses dossiers. Veuillez noter que si un prestataire soumet le DDP1 et fournit des services avant d'avoir reçu le NOD.09, cela peut compromettre la facturation. Medicaid ne remboursera pas le prestataire tant que l'OPWDD n'aura pas autorisé le service. Si le SARF n'est pas approuvé, le Care Manager doit travailler avec le membre, son représentant et le prestataire pour obtenir des justifications supplémentaires ou déterminer un service plus approprié si nécessaire.
Garantir un processus sans heurts
Les OCC développent activement un système de suivi et de contrôle pour s'assurer que la procédure SARF se déroule aussi rapidement que possible. Veuillez noter que si le plan de vie est un document d'appui pour le SARF, les directives sur la manière de refléter le service demandé dans le plan de vie varient d'un DDRO à l'autre.