Comment les demandes d'autorisation de service sont-elles traitées ?

Tous les membres éligibles qui souhaitent bénéficier des services de dérogation OPWDD HCBS doivent obtenir l'autorisation de leur bureau régional chargé des troubles du développement (DDRO) avant qu'un service puisse être fourni.

Comment les services sont-ils autorisés ?

Les services sont d'abord autorisés lorsque la personne fait une demande de dérogation HCBS via le formulaire de demande d'autorisation de service (RSA). Les personnes déjà inscrites aux services de dérogation HCBS sont autorisées via l'outil de demande de modification de service (SART).

Qu'est-ce que le SART ?

L'outil de demande de modification de service (SART) est rempli par le gestionnaire de soins lorsqu'une modification doit être apportée aux services HCBS dispensés à un membre inscrit. Cela comprend les demandes visant à ajouter un nouveau service, à augmenter ou diminuer le nombre d'unités approuvées pour un service existant, et à changer de prestataire pour un service existant.

Une fois qu'un prestataire a été identifié pour un service

Une discussion a lieu entre le gestionnaire de soins, le membre et son représentant afin de déterminer le nombre d'heures ou de jours pendant lesquels le membre souhaite bénéficier des services. À partir de là, le gestionnaire de soins convertit les heures ou les jours en unités afin de préparer le SART. Le gestionnaire de soins met à jour le consentement afin d'y inclure le nouveau prestataire, de manière à ce que les informations puissent être partagées.

Le prestataire collabore avec le gestionnaire de soins afin de justifier la demande. Ces informations sont incluses lors de la soumission du SART.

Une fois les discussions nécessaires terminées, l'équipe de gestion des soins remplit le formulaire SART, envoie un courriel à la boîte de messagerie d'alerte DDRO appropriée et télécharge le formulaire SARF dans la section « Documents justificatifs » de CHOICES.

L'OPWDD examine le formulaire, contacte le gestionnaire de soins et son supérieur hiérarchique si des corrections doivent être apportées, puis approuve ou rejette la demande.

Quand le NOD.09 est-il émis ?

Une fois le SART approuvé, l'OPWDD émettra un NOD.09, ou avis de décision d'autorisation de service, au membre, à son représentant et au gestionnaire de soins. Le gestionnaire de soins en informera ensuite le prestataire et lui enverra une copie du NOD.09 pour ses dossiers. Veuillez noter que si un prestataire soumet le DDP1 et fournit des services avant de recevoir le NOD.09, cela peut compromettre la facturation. Medicaid ne remboursera pas le prestataire tant que l'OPWDD n'aura pas autorisé le service. Si le SART n'est pas approuvé, le gestionnaire de soins doit travailler avec le membre, son représentant et le prestataire afin d'obtenir des justifications supplémentaires ou de déterminer un service plus approprié si nécessaire.

Assurer un processus fluide

Les CCO développent activement un système de suivi et de surveillance afin de garantir que le processus SART avance aussi rapidement que possible. Veuillez noter que, bien que le plan de vie soit un document d'accompagnement du SART, les directives sur la manière de refléter le service demandé dans le plan de vie varient selon les DDRO.